LES BÉNÉFICES DU SECRÉTARIAT EXTERNALISÉ POUR VOTRE ENTREPRISE

Il y a de nombreux avantages à externaliser les tâches administratives qui freinent le développement de votre Entreprise. Quelles sont vos problématiques de chef d’entreprise ? Comment fonctionne une collaboration et quels sont les bénéfices pour votre activité ? Découvrez le secrétariat externalisé.

Devenir Secrétaire indépendante

IDENTIFIEZ VOS PROBLÈMES ET
APPRENEZ À EXTERNALISER

C’est un fait ! Les journées sont courtes (vraiment courtes !) pour pouvoir gérer l’ensemble de vos obligations au sein de votre entreprise. La lourdeur administrative française n’arrange pas les choses, ce qui freine le développement de votre activité de manière considérable. Vous vous retrouvez submergé par votre courrier, vos factures, les demandes de votre comptable, les factures pour vos clients, la gestion de votre équipe, etc…Les raisons sont nombreuses et vous êtes fatigué de ne plus avoir le contrôle sur votre agenda. 

Il existe une solution : L’externalisation de vos tâches administratives à un(e) Assistant(e) indépendante. 

Encore une fois, le temps vous manque pour trouver la perle rare et pourtant cette étape est indispensable pour trouver une véritable professionnelle pour vous accompagner, sur quelques heures ou de manière plus durable, à un coût intéressant et mesurable. Vous pouvez lire notre article sur Le vrai prix d’une Assistante indépendante.

Votre nouvelle collaboratrice (ou votre nouveau collaborateur) sera à l’écoute de vos besoins d’entreprise. Elle vous apportera les solutions pour que vous puissiez déléguer vos tâches administratives. En externalisant votre secrétariat, vous allez vous recentrer sur votre coeur de métier et booster votre CA. Le secrétariat externalisé est une vraie solution !

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Mise en route de la prestation  de service

Facturation au temps passé sur la mission

Demande d’avis pour retour sur prestation

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COMMENT FONCTIONNE UNE COLLABORATION AVEC UNE ASSISTANTE INDÉPENDANTE

Travailler avec une Assistante indépendante

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La prise de contact

Il existe plusieurs façons de prendre contact avec votre futur prestataire. Par mail, par téléphone, par visioconférence ou par rendez-vous au sein de votre entreprise. Une première prise de contact par téléphone est préférable pour poser toutes vos questions et demander un devis. Un rendez-vous en physique est conseillé pour les missions à effectuer au sein de votre entreprise.  La visioconférence est très pratique si votre prestataire est à l’autre bout de la France. 

La proposition de devis

La réalisation du devis par votre prestataire découle de vos demandes. L’écoute et les questions ouvertes sont deux qualités d’une Assistante indépendante compétente. Il est conseillé de demander deux à trois devis pour faire votre choix et informer les prestataires concernés de votre décision. Dans le cas contraire, vous risquez d’être vite relancé par vos prestataires pour obtenir une réponse. À bon entendeur, les prestataires contactés ont pris le temps de vous répondre, c’est toujours plus sympathique d’avoir un retour positif ou négatif de votre part et d’en expliquer les raisons.

L'acceptation du devis et le versement d'acompte

Vous avez fait votre choix et vous avez sélectionné une offre. Vous devez retourner le devis signé et daté, avec bon pour accord. Un acompte de 30% peut-être demandé pour une première collaboration. C’est un gage de confiance et de sérénité pour les deux parties. Les abus sont nombreux et la sécurité est préconisée pour le prestataire. C’est aussi un engagement pris par votre prestataire pour que la mission arrive à son terme et que vous soyez satisfait de la prestation. Un contrat de prestation est nécessaire pour les missions récurrentes afin de borner les tarifs et les délais. Une preuve de virement peut également être demandée pour débuter la mission le plus rapidement possible.

La réalisation de la prestation

Afin de réaliser la prestation, votre Assistante indépendante peut avoir besoin d’accéder à certaines de vos données d’entreprise pour réaliser la mission. Il est conseillé de mettre un Drive en place pour l’échange sécurisé de vos documents et optimiser votre organisation de travail. Vous pouvez demander à signer une clause de confidentialité à votre prestataire. Ainsi, le temps de réaliser votre commande, vous pouvez vous recentrer sur votre activité et optimiser votre temps de production. Votre prestataire vérifiera le travail avant envoi et vous demandera de valider le travail effectué. 

La facturation et le paiement

La mission touche à sa fin et vous êtes ravi. Le bonheur de ne pas avoir de surprise lors de la réception de votre facture. Parfois, il peut y avoir un supplément mais que vous aurez validé au préalable avec votre prestataire. En effet, celui-ci vous aura tenu informé des problématiques rencontrées et non identifiées à l’étude de votre demande. Sur des dossiers complexes, cet aléa peut arriver mais le plus important est de communiquer pour trouver une solution. 

Les modalités de paiement sont établies en amont lors de la présentation de votre devis. En cas d’impayés, votre prestataire peut avoir recours à un cabinet de recouvrement mais, encore une fois, la communication doit primer pour garder une relation de travail sereine. En effet, vous pourriez avoir besoin, à nouveau de votre Assistante favorite pour de nouvelles missions de travail. 

Pour terminer, afin de juger de la qualité de services, votre prestataire peut vous demander un Avis sur votre collaboration de travail (Avis Google, Avis Facebook, Plateformes, etc…). Bon ou mauvais, cela permet de situer la qualité de votre relation de travail, la prestation et le sérieux de votre Assistante indépendante.er

LES BÉNÉFICES POUR VOTRE ENTREPRISE À EXTERNALISER VOTRE ADMINISTRATIF

OPTIMISEZ VOTRE TRÉSORERIE

En payant moins de charges salariales et patronales liées à l'embauche d'un salarié, vous allez optimiser votre fond de trésorerie. En vous fixant un budget par mois, vous savez en avance ce que vous devrez payer directement à votre prestataire. Le plus, votre Assistante indépendante peut gérer vos créances fournisseurs et vos impayés de clientèle.

GAGNEZ EN PRODUCTIVITÉ

En externalisant vos missions chronophages, vous faites un choix stratégique pour piloter votre entreprise. Vous allez récupérer du temps de production et vous recentrer sur l'essentiel : votre productivité et votre CA ! Vous pourrez également vous recentrer sur votre prospection de clientèle et prendre le temps de réfléchir et de mettre en place de nouveaux services pour développer votre activité.

RÉORGANISEZ-VOUS

En travaillant avec votre Assistante indépendante, vous allez apprendre à vous organiser ! En mettant en place un système de classement et d'archivage, vous y verrez plus clair dans l'organisation administrative et comptable de votre entreprise. Vous aurez une meilleure visibilité sur les tâches urgentes, moyennement urgentes et non-urgentes. Vous allez connaître la satisfaction d'être à jour dans votre "paperasse".

LIBÉREZ VOUS DU TEMPS

Si vous appliquez les conseils donnés par votre Assistante, il est fort probable que vous vous libéreriez du temps pour votre famille et vos proches. Avoir une entreprise ne veut pas forcément dire "esclavagisme". En appliquant une méthode organisationnelle claire et en externalisant vos tâches chronophages, vous allez vous libérer du temps !

SOYEZ ACCOMPAGNÉ PAR UNE ASSISTANTE PROFESSIONNELLE

La perle rare existe pour vous accompagner dans votre gestion d'entreprise. Une fois que vous l'avez trouvée, je vous assure qu'elle vous sera précieuse dans votre quotidien d'activité. Généralement de formation d'Assistanat de direction, elle optimise votre temps/argent pour que vous puissiez avoir l'esprit libre quand vous rentrez chez vous le soir. Et cela, ça n'a pas de prix ! Le secrétariat externalisé est une vraie solution.

Adélaïde DE KETELAERE

ADÉLAÏDE - GÉRANTE DE L'AGENCE ADM'

Entrepreneure et engagée dans la communauté des Assistantes indépendantes, je suis passionnée par le Webdesign et le graphisme.
J'aime apporter mes compétences aux autres entrepreneur(e)s qui est, selon moi, un gage de qualité pour la profession des secrétaires indépendantes.
La créativité est une partie importante de ma personnalité que j'aime partager avec les demandes de mes clients.
Mon objectif est d'aider concrètement, en toute transparence, les chef(fe)s d'entreprises dans leur activité.

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